Minden, amire ügyelni kell a pályázati anyag leadása előtt
A KKV-k egyre nagyobb szerepet játszanak a gazdasági növekedésben. Éppen ezért fontos, hogy egyre több kis- és középvállalkozás használja ki a beszerzési lehetőségeket, globálisan és helyi szinten egyaránt.
Az alábbiakban áttekintést adunk azokról a szempontokról, amelyeket a pályázatíró könnyen figyelmen kívül hagyhat, amikor egy pályázati felhívásra válaszol. A konkrét részletek ajánlatonként változhatnak, ám vannak általánosan érvényes szempontok is. Ezek a pályázati tippek a magánszektorra, a civil szervezetekre és más beszerzésekkel foglalkozó szektorokra is vonatkoznak.
1. Mindig végezzen kutatást!
Nem minden pályázat megfelelő az Ön számára. A követelmények és az értékelési folyamatok a különböző szervezeteknél eltérőek, ezért fontos, hogy már jó előre tájékozódjon. Akkor döntse el, kíván-e pályázni, miután megismerte az szervezetet és annak folyamatait. Ezáltal azt is felmérheti, hogy vállalkozása alkalmas-e a pályázat menedzselésére.
2. Minden ajánlathoz készítsen részletes ellenőrző listát!
Türelmesen olvassa el a pályázati dokumentációt, és eközben vegye figyelembe az összes követelményt. Ha ellenőrző listát hoz létre az ajánlatban kért dokumentumok mindegyikéhez, akkor nem kockáztatja, hogy bármi is kimarad.
3. Rendezze a dokumentumait!
Rendezze a dokumentumait aszerint, hogy a pályázatban milyen sorrendben igényelték őket. Állítsa őket sorrendbe, és győződjön meg arról, hogy a releváns dokumentumokat a megfelelő helyre helyezi az ajánlatban. Ez megkönnyíti az értékelők számára, hogy áttekintsék őket.
4. Adjon meg minden lényeges részletet!
Néha azt feltételezzük, hogy bizonyos információkra nincs szükség. Pedig a vállalati profilja, a hiteles bankszámlakivonatok, az akkreditáció és a referenciák is mind-mind lényegesek, ezért szükséges őket csatolni. Minden kért dokumentumot csatoljon, különösen azokat, amelyek igazolják az Ön cégének kompetenciáját.
5. Csatolja a korábbi ügyfelek referenciáit!
A referenciák alátámasztják, hogy az Ön cége tapasztalt és alkalmas a megadott feladatok elvégzésére. Csatolásukkal igazolja, hogy vannak más ügyfelei is, akik ráadásul kezeskednek a munkájáért.
6. Ügyeljen a megadott sablonokra/űrlapokra!
Fontos, hogy a sablonokat és űrlapokat a megadott formátumnak megfelelően töltse ki. Ügyeljen arra, hogy aláírja és lebélyegezze az ajánlati űrlapot, az ártáblázatot, a bizalmas üzleti kérdőívet, a feddhetetlenségi nyilatkozatot, a kizárási nyilatkozatot stb. Ezenkívül kérésre győződjön meg arról, hogy ugyanazok az iratok közjegyzői hitelesítéssel is rendelkeznek.
7. Lektoráljon a hibák minimalizálása érdekében!
A pályázati anyag kitöltésekor fontos, hogy minden dokumentumot lektoráljon. Fordítson különös figyelmet arra, hogyan töltötte ki az ártáblázatot vagy a mennyiségi jegyzéket. Győződjön meg arról, hogy a számokban szereplő összeg megegyezik a szóban megadottal. Végül kiküldés előtt még utoljára nézze át az anyagot, így minimalizálhatja a hibákat.
